Timing is everything

Neuerdings auch wieder zweisprachig - deutscher Text unter dem englischen ;)


Tomorrow in two weeks I will be defending my PhD thesis. In Norway that means that I will have to give a trial lecture in the morning with a topic I am not familiar with (and which I will get tomorrow so that I have 2 weeks to prepare). In the afternoon, I will present my thesis with a short talk and afterwards the two opponents (who have also reviewed my thesis) will ask questions and then the torture has an end. Well, there probably will be sparkling wine (ewwww) for celebration and I will pretend that I am happy and then we will go for dinner and I have to continue to pretend to be thankful and happy and then we will go to a pub and hopefully then I will not have to pretend anymore .... whoa.
Yes, you're right I should not have to pretend that I am happy. Yet so much went wrong those past few years that I will certainly have mixed feelings about that day. At some point I may write down what I have experienced - everybody who has listened to the story could simply not believe what they heard.
This post is just to show you how the university administration works in Norway (and this is only an example of many):

25th of March - officially submitted thesis; a committe has to decide if  the thesis will be accepted (not READ it) and if the suggested reviewers are ok. So in short just look if all forms are all there and if the two people are not complete nutters. You'd think that could be done in a day or so ... I was told they usually need a week but ....

29th of April - confirmation from the committee. Now, the thesis has to be sent to the two reviewers who usually get 4 weeks for an evaluation. Well of course there is the time issue so I am told that the evaluation should be completed by the 24th of May.

24th of May .... nothing (it can be quite unnerving having to wait so long for a decision)

3rd of June - evaluation is ready and luckily positive otherwise I would have gotten the thesis back for 3 or 6 more months or in the worst case not been able to defend (which was not very likely). Now the evaluation has to be signed by the dean ... You'd think this could be done in a day .....

12th of June - the dean managed to sign the evaluation

Summary: 1 month people have actually worked hard to evaluate the thesis and the other 5 weeks it was lying around on somebody's desk.
NOW, the thesis has to be sent off to the university publisher and they will print 40 copies. But they need a printing form signed by me and by a person from the department who is usually dealing with the PhD disputations. Of course the printing form cannot be sent before the dean has officially signed the evaluation so...

12th of June  - 8 to 14.30 - "you have to sign the printing form and send it today because I am on leave for the rest of the week and it's getting late"

Ye it wouldn't have been a problem if I sat at the computer all day but sorry I am not. I do not get paid so I choose my working hours myself and I had so many evil tidings by e-mail already that I just put off the time when I switch on the computer and check e-mails. Usually I do a bit of gardening before I go inside. I was half an hour too late but by that time nobody of the administrative staff is working anymore. And there was no plan B. What about appointing a replacement who could sign the form instead?  So they left me with all those horror scenarios that everything is scheduled for the defense but the thesis is not printed in time until today when I got an e-mail that she signed it after all. Whew. She probably was not happy to lose 10 minutes of her valuable holiday time.
 
So you guys do not manage to sign a piece of paper in less than a week and I get half a day to send a form? And no, you couldn't have told me a day before that you will be away and I could have sent it to you even though the dean had not signed yet? And you're not dealing with the umpteenth defense and could not plan a bit ahead while I am doing it for the fist and hopefully the last time?




Morgen in zwei Wochen werde ich meine Doktorarbeit verteidigen. In Norwegen bedeutet das, dass ich vormittags eine sogenannte Probvorlesung halten muss zu einem mir unbekannten Thema (welches ich morgen bekomme und für das ich mich 2 Wochen vorbereiten darf). Nachmittags werde ich dann mein Thema in einem kurzen Vortrag präsentieren und danach werden die Prüfer (die auch meine Dissertation beurteilt haben) noch Fragen stellen.Wenn wir damit durch sind, ist die Tortur enldich vorbei. Ok, es wird wohl noch Sekt geben (iiiiih) zum Anstoßen und ich werde so tun als wäre ich glücklich und dann werden wir essen gehen und ich werden weiter versuchen dankbar und glücklich zu sein und danach geht es noch in ein Pub und da muss ich dann hoffentlich nicht mehr so tun als ob alles total toll wäre.  
 Und natüröich sollte ich nicht nur so tun als wäre ich glücklich sondern es wirklich sein. Allerdings ist in den vergangenen Jahren einfach so viel schief gelaufen, dass ich diesem Tag wirklich nur mit gemischten Gefühlen entgegensehen kann. Vielleicht schreibt ich mal auf, was ich so alles erlebt habe - alle, die sich die Geschichte angehört haben konnten es nicht fassen, dass es so was gibt.
Dieser Beitrag soll zeigen, wie die Verwaltung der Universität in Norwegen funktioniert (und dies ist wirklich nur ein Beispeil von vielen):

25. März - offizielle Abgabe der Doktorarbeit; ein Prüfungskomittee muss nun enthscheiden, ob die Dissertation akzeptiert wird (es muss sie aber nicht LESEN) und ob die vorgeschalgegene Gutachter akzeptabel sind. Kurz gesagt schauen sie einfach ob alle Formulare vollständig ausgefüllt sind und ob die zwei Gutachter nicht totale Spinner sind. Man müßte meinen, dass dies an einem Tag erledigt werden könnte ... mir wurde gesagt, dass es normalerweise etwa eine Woche dauert aber .....

29. April - Bestästigung des Komitees. Jetzt muss die Doktorarbeit and die Gutachter geschickt werden, die normalerweise 4 Wochen für die Evaluierung bekommen. Natürlich wird das jetzt zeitlich etwas knapp und man sagt mir, dass am 24. Mai die Ergebnisse da sein sollten.

24. Mai - nichts (und es macht einen ganz schön fertig wenn man so lange warten muss)

3. Juni - das Gutachten ist da und glücklicherweise auch positiv sonst würde ich die Dissertation wieder für 3 oder 6 Monate zurück bekommen oder im schlimmsten Fall gar nicht verteidigen dürfen (ok, das war jetzt nicht sehr wahrscheinlich). Jetzt muss das Gutachten noch vom Dekan unterschrieben werden .... man müßte meinen, das könne man an einem Tag erledigen .....

12. Juni - der Dekan hat es nun auch geschafft, das Gutachten zu unterschreiben

Zusammenfassung: 1 Monat wurde die Doktorarbeit tatsächlich gelesen und beurteilt, die anderen 5 Wochen lag sie auf irgendwelchen Schreibtischen rum.
Jetzt muss die Dissertation aber noch zur Universitätsdruckerei geschickt werden und 40 Exemplare gedruckt werden. Aber die brauchen ein Druckformular, welches nicht nur ich sonder auch die Person vom Institut unterschreiben muss, die für die Disputationen zuständig ist. Natürlich kann dieses Formular nicht weggeschickt werden bevor der Dekan die Evaluation unterschrieben hat , deshalb....

12. Juni - 8 bis 14.30 Uhr - " Du musst jetzt dringend das Druckformular unterschreiben und es mir noch heute schicken, weil ich den Rest der Woche frei habe und die Zeit wird knapp"

Das wäre keine Problem gewesen, wenn ich den ganzen Tag am Computer säße aber das tu ich nicht. Ich werden nicht bezahlt also nehme ich mir auch das Recht heraus, dann zu Arbeiten, wenn es mir paßt und ich habe schon so viele Hiobsbotschaften per e-mail bekommen dass ich meist den Computer erst spät einschalte und meine mails checke. Normalerweise gehe ich auch erst mal in den Garten bevor ich mich an den Computer setze. Eine halbe Stunde war ich zu spät dran und um die Zeit ist keiner mehr in der Verwaltung zu erreichen. Und es gab auch keinen Plan B. Was wäre zum Beispiel mit einem Stellvertreter, der das Formular hätte unterzeichnen können? Und so ließen sie mich einfach hängen mit Horrorszenarien im Kopf dass alles für die Verteidigung gebucht wäre und alles daran scheitert, dass die Disputation nicht gedruckt wäre-bis ich heute eine e-mail bekam, dass sie das Formular doch unterschrieben und geschickt hätte. Puh. Sie war wahrscheinlich nicht glücklich darüber, 10 Minuten ihres kostbaren Urlaubs opfern zu müssen.

Die schaffen es nicht mal, ein Gutachten in weniger als einer Woche zu unterzeichnen und ich bekomme einen halben Tag, um ein Formular auszufüllen. Und man hätte mir ja nicht schon vorher sagen können, dass man für den Rest der Woche weg ist und ich das Formular lieber schon vorher ausfülle und unterschreibe auch wenn der Dekan noch nicht bestätigt hat? Und ihr habt ja nicht schon einige dutzend Disputationen hinter euch und hättet vielleicht ein bisschen vorausplanen können, während ich das nun zum ersten und hoffentlich letzten Mal mache?